如果您以謀生為生的卡車，您的維護記錄不僅僅是文書工作。當是時候交易或出售設備時，他們是您的DOT審核和討價還價籌碼的辯護。然而，太多的承運人將文檔視為事後的想法 – 在鞋盒中丟棄收據或依靠內存。直到檢查員要求提供證明，或者經銷商無法顯示您的往績記錄，直到檢查員要求提供證據為止。正確的文檔不是要使您的文件櫃看起來整潔，而是要證明您的卡車是安全，合規且價值您期望從中恢復過來的每一美元的。
點不在乎您說要維護設備的頻率 – 他們是否可以證明這一點。如果您曾經參加過審核，則檢查員將希望查看預防性維護時間表，維修命令和證據表明缺陷迅速解決。沒有這些，您很容易受到罰款，服務外訂單以及多年來隨後的合規記錄。
在轉售一側，設備價值是由信心驅動的。買家或經銷商將要經過油漆，並檢查您如何照顧卡車。有據可查的維護歷史顯示一致性，對細節的關注以及降低眼睛的風險。這意味著您獲得更強大的交易數字或更快的銷售，因為買家知道卡車像資產一樣管理，而不是撞到地面。
強大的文檔並不意味著您需要一堵好束縛，這意味著將正確的信息保持在順序和訪問狀態。至少您需要以下記錄：
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駕駛員車輛檢查報告（DVIRS） – 每次旅行前後缺陷都記錄了問題，並證明了問題已修復或解決。
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預防性維護日誌 – 里程和基於日期的時間表，顯示了機油變化，更換過濾器，檢查和調整。
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維修訂單和收據 – 如果您內部進行維修，則來自商店或內部記錄的詳細工作訂單。始終包括日期，里程和更換的零件。
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零件跟踪 – 特別是在輪胎，制動器和主要發動機工作等高成本物品上。注意可能的保修信息。
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檢查證書 – 年度點檢查，排放測試和任何特定州的檢查。
這不是可選的。如果您在合規審查中無法顯示這些內容，那麼您就會敞開大門。
大多數小運營商犯的錯誤是組織過度思考。如果您只運行少量卡車，則不需要企業級軟件帶有十幾個儀表板。從一個易於維護的簡單系統開始：
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數字第一 – 掃描 每一個 紙收據或發票（是的，每個…）。雲存儲或計算機上的簡單文件夾結構可確保事物安全可搜索。
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特定於卡車的文件夾 – 將每個單元的記錄分開。如果您有三輛卡車，則應有三個乾淨的維護文件。
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時間順序 – 無論您是使用活頁夾還是數字文件夾，都按日期和里程組織記錄。這樣一來，檢查員或買家就可以在不狩獵的情況下遵循卡車的維護故事。
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定期備份 – 在計算機崩潰或丟失的文書工作中丟失記錄不是DOT或經銷商的藉口。總是有備份。
對於小型艦隊，諸如Fleetio，Fullbay甚至是精心設計的電子表格之類的應用程序可以處理組織，而無需破壞銀行。關鍵是一致性。
當審核員出現時，您可以移交乾淨，有組織的文件的能力可以使光滑的評論和噩夢之間有所不同。如果他們在每個PM，每次檢查和維修證明中都看到粘合劑或文件，您看起來像是在控制的載體。如果您在鬆散的論文中摸索，您看起來像是一種風險。
DOT希望看到三件事：您確定了缺陷，您向它們講話，並且您將卡車保留在常規的PM計劃中。正確的記錄關閉了這三個循環。
一輛具有乾淨，完整維護文件的卡車的銷售方式與缺少記錄的卡車不同。如果您無法證明卡車的維護方式，經銷商通常會停止成千上萬的報價。另一方面，在每次換油，檢查和修復整齊的記錄的每一次換油，都可以立即構建信任。
這樣想：當您出售卡車時，您不僅要出售鋼鐵，而且還在出售信心。文件是將現金放回您口袋的原因。
如果您有駕駛員或商店員工，那麼您將不可能是唯一關心文書工作的人。在您的過程中構建文檔：
您現在建立的習慣是您在審計中或以後在交易的辦公桌上節省的原因。
維護文檔並不繁忙，它的槓桿作用。當點敲門時，它可以使您兼容，並且在該銷售時使您的設備很有價值。跳過它的費用兩次：首先是罰款或違規行為，當您的卡車貿易較少時，因為您無法證明自己照顧它。
像資產經理那樣運行您的車隊，而不是負載追逐者。將您的文書工作視為卡車本身的一部分，因為在DOT和您的下一個買家的眼中，就是這樣。
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